Chargé(e) d'appui opérationnel transversal F/H

Dans le cadre de ses missions, il/elle intervient fonctionnellement auprès de l'ensemble des pôles de Transitions Pro Occitanie, selon les priorités définies par la structure et le planning de priorisation partagé avec les managers.

Les activités confiées relèvent exclusivement des missions identifiées comme transférables et compatibles avec le niveau d'autonomie et de compétences. Son périmètre d'intervention évolue selon les besoins opérationnels de la structure en fonction des priorités de l'activité, des besoins des pôles et des périodes de charge identifiées.

Finalité du poste

Le/la Chargé(e) d'appui opérationnel transversal contribue à la continuité de service et à la performance opérationnelle de Transitions Pro Occitanie.

Polyvalent(e), il/elle intervient, en fonction des priorités définies par la structure, en appui des différents pôles sur les activités transférables identifiées, afin d'accompagner les pics d'activité, de sécuriser les processus et de renforcer l'agilité de la structure.

Il/elle mobilise progressivement un socle de compétences transférables lui permettant d'intervenir sur des activités communes à plusieurs métiers, dans le respect des procédures internes, des exigences de qualité et des délais attendus.

Missions principales

1. Assurer un renfort opérationnel auprès des différents pôles

· Assurer le traitement des activités confiées dans le respect des procédures,

· Assurer la complétude et la conformité des dossiers,

· Effectuer des relances auprès des bénéficiaires, organismes de formation ou entreprises,

· Participer à la préparation des dossiers présentés en commissions,

· Contribuer au traitement des demandes des bénéficiaires, des OF et des entreprises.

2. Contribuer à la sécurisation des processus

· Analyser la conformité des pièces justificatives nécessaires au traitement des activités confiées,

· Effectuer des contrôles de cohérence et de conformité des dossiers,

· Contribuer au suivi des échéances et au respect des délais de traitement,

· Identifier les anomalies ou incohérences et participe à leur régularisation,

· Appliquer les procédures internes et les exigences réglementaires.

3. Participer aux projets transverses de la structure

Contribuer ponctuellement à différents projets ou actions collectives visant à soutenir l'activité de la structure.

4. Contribuer à la polyvalence et à l'amélioration continue

· Contribuer à identifier les leviers d'amélioration des processus et Identifier des pistes de simplification des traitements,

· Contribuer aux tests des outils numériques ou des évolutions du SI,

· Contribuer à la montée en compétence collective.

Activités transversales

Contribue notamment à :

· Intervenir auprès de plusieurs pôles en fonction des priorités,

· Assurer un traitement fiable, conforme et dans les délais des missions confiées,

· Contribuer à la qualité de service rendu,

· Alerter sur toute difficulté ou risque identifié,

· Participer au développement de la polyvalence au sein de la structure.

Compétences attendues

Savoir-faire

· Gérer les priorités,

· Appliquer des procédures,

· Analyser une situation simple et identifier les anomalies,

· Traiter des données avec rigueur,

· Communiquer avec différents interlocuteurs,

· Travailler sur plusieurs activités simultanément,

· Aisance orale,

· Qualités rédactionnelles,

· Capacité d'apprentissage rapide,

· Capacité à s'approprier rapidement de nouveaux processus,

· Esprit d'analyse.

Savoir-être

· Curiosité professionnelle,

· Esprit d'équipe,

· Rigueur,

· Autonomie,

· Discrétion,

· Réactivité,

· Sens de l'organisation,

· Polyvalence,

· Esprit d'amélioration continue.

Conditions de réussite dans le poste

Le poste requiert notamment la capacité à :

· S'adapter rapidement à de nouveaux environnements de travail,

· Intervenir simultanément auprès de plusieurs équipes,

· Intégrer progressivement de nouvelles activités transférables,

· Respecter les procédures et les délais,

· Travailler en coopération avec l'ensemble des pôles.

Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 dans les domaines de la formation professionnelle, de la gestion, de l'administration, des ressources humaines ou expérience équivalente.

Transitions Pro Occitanie est un organisme paritaire régional interprofessionnel, créé et mis en place le 1er janvier 2020, de 38 collaborateurs répartis auprès deux sites : Toulouse et Montpellier.

Depuis la loi du 5 septembre 2018, Transitions Pro Occitanie s'impose dans le territoire régional comme un acteur incontournable en matière de reconversion professionnelle.

Nos principales missions sont :

• Assurer la gestion des Projets de Transition Professionnelle des actifs en emploi, à savoir : instruire les demandes de prise en charge des projets PTP des salariés,
• Vérifier le caractère réel et sérieux du projet de reconversion des démissionnaires, pouvant bénéficier de l'assurance chômage,
• Être garant de la qualité des formations financées dans le cadre d'un projet de transition professionnelle.