Assistante de formation

Dans le cadre d'un CDD de remplacement pour congé maternité et sous la responsabilité de la Directrice de l'ISFEC ainsi que du Responsable de Pôle et en collaboration avec les équipes en place, vos missions :

• Gestion des dossiers des étudiants et des stagiaires

Assurer l'accueil (tél., physique et mails) et être l'interface administrative privilégiée de leur parcours

- Référencer les formations sur les plateformes des organismes financeurs

- Paramétrer, organiser et mettre à jour les parcours dans le progiciel 'Aurion'

-Facturer les formations (en formation initiale et/ou formation continue)

-Assurer un suivi administratif de la formation (documents administratifs et pédagogiques, convocations, feuilles d'émargement, …)

- Éditer les documents de suivi (attestations de présence, attestation de fin de formation, conventions…)

• Planification des parcours de formation

En lien avec le calendrier universitaire et les spécificités des dispositifs :

-Saisir les emplois du temps, réserver les salles, gérer les changements en cours d'année et communiquer aux parties intéressées, suivre administrativement l'individualisation des parcours

-Assurer l'interface avec les enseignants, formateurs : gestion des besoins de matériels, transmission des consignes aux étudiants / stagiaires, transmission des supports de formation, création des liens visios et gestion des connexions

- Assurer le suivi administratif des stages et la communication afférente avec les acteurs institutionnels

- Planifier les jurys d'évaluation, de certification (mémoires, écrits / oraux professionnels, oraux de concours…)

• Contribuer à la démarche d'amélioration continue

-Inscrire son action en respect du cadre réglementaire, des exigences universitaires (charte Master, règlement des études), des procédures et des référentiels (Qualiopi et HCERES)

-Appliquer les procédures

-Alimenter les indicateurs de suivi des dispositifs de formations, produire les documents nécessaires permettant une traçabilité de la gestion administrative, créer des enquêtes et générer des données analysables

• Rendre compte de l'activité et communiquer

-Procéder au reporting des différentes activités (suivi des candidatures, suivi des étudiants, …)

-Veiller à la réalisation des tâches dans les délais impartis

-Garantir les liens avec les acteurs institutionnels (différents ISFEC, directions diocésaines, rectorat, financeurs…)